Das Auslagern von Aufgaben hat viele Vorteile, vor allem wenn du selbstständig bist. Da du dich von A-Z alleine um dein Unternehmen kümmerst, ist es durchaus sinnvoll, wenn du zeitfressende Aufgaben auslagerst, um mehr Freiraum für das eigentliche Business zu schaffen. 

Entscheidest du dich für eine Virtuelle Assistenz, solltest du dir allerdings über einige Dinge im Klaren sein. Welche Aufgaben genau möchtest du auslagern? Wie ist der zeitliche Umfang? Welche Informationen werden vorab benötigt? Wie soll die Zusammenarbeit aussehen? Fragen über Fragen…

Hier findest du Tipps wie du am besten vorgehen kannst um dir Klarheit zu verschaffen.

1. Definiere deine Aufgaben

Zunächst solltest du dir überlegen welche Aufgaben du auslagern möchtest. Ist es die Buchhaltung, das Online-Marketing, die Webseitenpflege, allgemeine Recherchen,…? Meist spezialisieren sich VAs auf einen oder ein paar wenige Bereiche und können dir dementsprechend fachliches Knowhow bieten.

Ich empfehle dir erst einmal eine Liste mit all den Aufgaben, die momentan bestehen und künftig auch noch anfallen könnten zu erstellen. Und dir dann anschließend folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Aufgaben sind am wichtigsten, um dein Unternehmensziel schnellstmöglich zu erreichen?
  • Bei welchen Aufgaben bist du Spezialist?
  • Welche Aufgaben machen dir besonders viel Spaß und vor welchen würdest du am liebsten weglaufen?

Hast du diese Fragen beantwortet, wirst du einen Überblick über all die Aufgaben in deinem Business haben und kannst dementsprechend besser entscheiden, welche Tätigkeiten ausgelagert werden können.

2. Lege dein Budget fest

Wie viel bist du bereit für eine Unterstützung in deinem Business zu investieren bzw. wie viel ist es dir wert, endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben? Wenn du eine gute Übersicht deiner Tätigkeiten, des zeitlichen Umfangs und der Komplexität hast, solltest du dir Gedanken über verschiedene Abrechnungsformen und dich entscheiden wie viel du für welche Aufgaben ausgeben willst.

Viele Virtuelle Assistenten rechnen nach Stunden ab, andere bieten Paketpreise an. Doch hier kommt es ebenso auf die auszulagernde Tätigkeit an. Nicht jedes Modell macht für alle Aufgaben Sinn. Überlege dir deshalb, was für deine abzugebenden Aufgaben sinnvoll ist. Falls du dir unsicher bist, kontaktiere eine Virtuelle Assistenz und frage sie wie sie solche Aufgaben in der Regel abrechnet.

3. Lege den zeitlichen Umfang fest

Ebenso wichtig wie dir Höhe der Investition, solltest du dir darüber im Klaren sein wie viel Zeit du normalerweise für die Erledigung der Aufgaben brauchst, die du auslagern möchtest. Ich nutze zur Zeiterfassung auch gerne das Tool toggl. Siehst du dann schwarz auf weiß wie lange du für welche Aufgaben brauchst, kannst du dir natürlich zunächst einmal überlegen ob diese Prozesse/Aufgaben optimiert werden könnten und du somit Zeit einsparen kannst. Auch für eine Virtuelle Assistenz ist es wichtig den ungefähren zeitlichen Aufwand zu kennen, da sie unter Umständen nur begrenzte zeitliche Kapazitäten hat.

Anschließend solltest du sehr komplexe Aufgaben aussortieren, die eine gewisse Einarbeitungszeit benötigen, denn auch das gilt es mit einzuplanen und grenze diese von Routineaufgaben ab, die eher leicht von der Hand gehen.

4. Finde die passende Virtuelle Assistenz

Nun geht es darum die passende Virtuelle Assistenz zu finden, doch wie bzw. wo macht man das am besten?

Hier hast du mehrere Möglichkeiten:

  • Social Media-Gruppen: Es gibt viele Facebook– oder auch LinkedIn-Gruppen, in denen Virtuelle Assistenten und Auftraggeber zusammenfinden. Virtuelle Assistenten bieten ihre Dienstleistungen an und Auftraggeber können Gesuche veröffentlichen, auf die sich Virtuelle Assistenten bewerben können.
  • Social Media Allgemein: Du kannst auf den unterschiedlichen Social Media Kanälen auch direkt nach Virtuellen Assistenten suchen und sie einfach mal anschreiben.
  • Google: Such auch bei Google nach Virtuellen Assistenten. Hier wirst du sicherlich einige Webseiten von Virtuellen Assistenten finden und erfahren, welche Dienstleistungen sie anbieten. So kannst du direkt sehen ob die Virtuelle Assistenz für das Aufgabengebiet, welches du auslagern möchtest, geeignet ist.
  • Bei mir: Durch meine Tätigkeit als Online Business Managerin habe ich mir über die Jahre ein großes Netzwerk aus Virtuellen Assistenten aufgebaut und habe schon einige davon erfolgreich an Auftraggeber weiterempfohlen. Wenn du also Unterstützung bei deiner Suche brauchst, kontaktiere mich gerne.

5. Starte die Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz

Hast du eine Virtuelle Assistenz gefunden, kann die Zusammenarbeit losgehen.

Doch eines solltest du AUF KEINEN FALL vergessen! Lege unbedingt fest wie die Zusammenarbeit ablaufen soll! Über welche Kanäle kommuniziert ihr, ist ein wöchentliches Zoom-Meeting sinnvoll, welche Tools werden verwendet usw.. Das sind alles Dinge, die ihr festlegen solltet. Sind alle Unklarheiten beseitigt, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege!

Bist du auf der Suche nach einer Virtuellen Assistenz, hast aber keine Zeit dich um all diese Dinge zu kümmern, dann lass es mich gerne wissen. Ich bin mir sicher, dass ich in meinem Netzwerk eine zuverlässige Virtuelle Assistenz für dich finden werde.