Virtuelle Zusammenarbeit: So klappt’s!

Durch die Coronakrise wurden viele ins kalte Wasser geschmissen: auf einmal hieß es für die meisten „Homeoffice“ und „virtuelle Zusammenarbeit“. Tools, die ich bereits seit Jahren tagtäglich nutze, waren für die meisten noch total neu und anfangs wussten sie nicht so richtig damit umzugehen. 

Mal eben ins Büro einer Kollegin gehen, wenn man Hilfe braucht, wöchentliche Teammeetings, den Techniker rufen, wenn was am PC nicht geht…. Oft bin ich nicht einmal in der Nähe meiner Kunden, dennoch klappt die Zusammenarbeit dank vieler toller Tools ganz wunderbar.

Kommunikation ist das A und O

Der Ersatz für “eben mal ins Büro gehen” heißt in meinem Fall Zoom. Hier treffe ich mich mit meinen Kunden und spreche über Projekte und anstehende Aufgaben. Wir tauschen Dateien und Links aus und das Schöne ist, dass man sich zur Abwechslung auch mal sieht und nicht ständig nur via Mail miteinander schreibt.

Ein weiteres gern genutztes Tool ist Slack, eine Art Chat in dem man Teams und Gruppen anlegen und sich so schnell austauschen kann und jeder Zugriff auf die nötigen Dateien und Unterhaltungen hat. Gerade bei einem großen Team spart man sich so eine Menge E-Mails. Man kann Gruppen für Marketing, Website, Vertrieb und natürlich auch für den virtuellen Kaffeeklatsch bilden. Nachrichten können jederzeit nachgelesen werden und bleiben gespeichert – so gehen wichtige Infos nicht verloren.

Emails – der klassische elektronische Schriftverkehr

So ganz kommt man selbstverständlich um E-Mails und WhatsApp-Nachrichten auch nicht drumherum. Deshalb gehört zu meinen täglich genutzten Programmen: mein E-Mail-Anbieter, Helpscout und WhatsApp. 

Über meinen E-Mail-Account kann man sich kinderleicht E-Mail-Adressen einrichten, Nachrichten filtern und andere Adressen weiterleiten lassen. Durch die integrierte Suche und den quasi unbegrenzten Speicher gehen hier keine Infos verloren.

Wenn mehrere Team-Mitglieder Zugriff auf eine E-Mail-Adresse haben sollen, beispielsweise im Kundensupport, dann ist mein Lieblingstool Helpscout. Hier hat man alle Adressen bequem auf einen Blick und kann die Mails ganz einfach dem Kollegen zuweisen oder per Kommentar eine Frage stellen. Auch die vorangegangenen Korrespondenzen jedes Kunden werden angezeigt. Dadurch hat man jederzeit im Blick, wie der Stand der Dinge ist.

Doch natürlich kann man nicht wegen jeder Aufgabe erstmal einen Zoomcall machen, chatten oder E-Mails senden. So würde man auch schnell den Überblick verlieren. Gerade dann, wenn man viele verschiedene Aufgaben auf dem Tisch hat, ist Selbstorganisation die Basis des Erfolgs.

Projektmanagement – Step by step sicher zum Ziel!

Ich nutze dazu Microsoft To Do. Hier habe ich die Tasks für verschiedene Kunden und auch meine eigenen in Listen sortiert, erhalte Erinnerungen und kann auch gemeinsame Listen verwalten. Was ich besonders gerne daran habe? Wenn man etwas erledigt hat, kann man es abhaken und fühlt sich gleich viel besser! ?

Für das Projektmanagement in Teams gibt es zahlreiche Tools: Trello, Asana, CoSchedule, Redmine, Podio, Basecamp und sicher noch ganz viele mehr. Das sind “nur” die Tools, die ich mit meinen Kunden nutze. Jedes hat seine eigenen Vor- und Nachteile und einige wie CoSchedule auch seine ganz spezifischen Funktionen. Mein klarer Favorit ist aber Trello.

Das “Kartensystem” von Trello ist für mich am übersichtlichsten und wenn man sich die Boards, die man erstellen kann, gut aufteilt, hat man immer einen klaren Überblick über die anliegenden Tasks.

Am wichtigsten ist jedoch, dass du gerne mit dem Tool arbeitest. Deswegen: Nimm Dir die Zeit, schau Dir alle Tools an und entscheide dann. Denn wenn du schon ungerne auf deine To-do-Liste schaust, wirst du die To-Do`s auch ungerne abarbeiten.

Papierkram – Spar Dir das Drucken!

Auch bei Online Jobs fällt einiges an Papierkram an – nur eben wird er in den seltensten Fällen noch gedruckt. In der Regel sind es Dokumente, die auch organisiert werden und geordnet werden müssen. Die modernen Varianten machen dafür aber auch viel mehr Spaß als staubige Aktenordner.

Die Ablageordner und Sammlungen von Infos werden ideal ersetzt durch einen gemeinsam genutzten Dropbox-Ordner. Die Basis Version ist kostenlos erhältlich, wenn man aber viele Daten speichern und die Box auch als mobiles Backup nutzen will, lohnt sich das Upgrade auf die Pro Version.

Google Docs ist perfekt, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und auch für Formulare und Umfragen die man im Team durch geteilte Ordner ansehen kann.Der moderne Schuhkarton für Belege ist lexoffice: So macht sogar Buchhaltung Spaß. Belege erfassen, Rechnungen erstellen und einen Überblick über die Finanzen haben. Das klappt mit lexoffice super und viele Kunden lagern die Verwaltung an mich aus. Mehrere Nutzer und unterschiedliche Zugriffsrechte sind kein Problem.

Es gibt noch viel mehr Tools und Tipps damit die virtuelle Zusammenarbeit problemlos klappt. Wenn du mehr wissen willst, dann lass es mich gerne wissen.

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