Tipp #1: Klare Aufgabenformulierung

Um Missverständnisse bei der virtuellen Zusammenarbeit gleich von Anfang an zu vermeiden, sollte es eine möglichst detaillierte und eindeutige Dokumentation für komplexe Aufgaben und Abläufe geben, die alle notwendigen Arbeitsschritten enthalten. Formuliere die Arbeitsanweisungen dabei lieber ausführlicher anstatt kurz und knapp. Dies muss nicht unbedingt schriftlich sein, sondern kann auch in Form eines Erklärvideos sehr hilfreich sein. Aber in jedem Fall stellst du so sicher, dass du am Ende auch das Ergebnis erhältst, das du erwartest.

Tipp #2: Einarbeitung

Outsourcing scheint heutzutage das Allheilmittel schlechthin zu sein. Einfach mal ein paar lästige Tätigkeiten auslagern und schon läuft alles wieder perfekt. Aber sind wir doch mal ehrlich, nichts läuft anfangs ohne Probleme. Sowohl interne als auch externe Mitarbeiter brauchen eine gewisse Eingewöhnung in die Arbeitsweise und die Tätigkeiten. Nimm dir daher ausreichend Zeit für die Einarbeitung. Erkläre klar und deutlich, was du erwartest und wie du dir die Zusammenarbeit vorstellst. Ein ausführliches Briefing erspart beiden Seiten viel Zeit und reduziert spätere Rückfragen.

Tipp #3: Gegenseitiges Vertrauen aufbauen

Wie jedem anderen Arbeitsverhältnis, muss auch bei der virtuellen Zusammenarbeit ein Vertrauensverhältnis bestehen. Anders als in der persönlichen, direkten Zusammenarbeit, wird es dir jedoch nie möglich sein, einen virtuellen Mitarbeiter komplett zu kontrollieren. Permanente Kontrollen sind außerdem oft nicht notwendig und meist sogar kontraproduktiv. 

Versuche also nicht alles ‚kaputt zu managen‘, sondern baue Vertrauen in die Person auf und vertraue ebenso den Fähigkeiten und der Arbeit, die dein Online Business Manager für dich erledigt. Denn wem Vertrauen entgegen gebracht wird, der merkt das und wird in der Regel motivierter und erfolgreicher Arbeiten. 

Sollte ein Mitarbeiter nicht präzise arbeiten oder sich ständig von aufgabenexternen Dingen ablenken lassen, dann merkst du das in den Ergebnissen und Zeiten. Wichtig ist deshalb, dass du die Ergebnisse nach Erhalt prüfst, so fällt es dir definitiv auf, wenn es Ungereimtheiten geben sollte. Ansonsten vertraue deinem Mitarbeiter.

Tipp #4: Kommunikation

Auch ein Online Business Manager ist nur ein Mensch und kein Heinzelmännchen, der alles im Schlaf erledigt. Es wird immer mal zu Fragen kommen oder kleine Problemchen geben. Daher ist es wichtig, dass man immer für ein Gespräch zur Verfügung steht und die Dinge klar anspricht und Probleme geduldig löst. Es sollte jederzeit die Möglichkeit bestehen, entstandene Herausforderungen bei der Bearbeitung offen anzusprechen. So haben außerdem beide Seiten eine bessere Einsicht und zur Not kann Hilfestellung geleistet und Arbeitsschritte angepasst werden.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg!

Tipp #5: Ein Lob hört jeder gerne

Lob und aufmunternde Worte hört doch jeder von uns gerne, oder!?!?! Egal ob Mitarbeiter, Geschäftspartner, Freunde etc. Ein einfaches Lob kann oft schon sehr motivierend wirken.

Zeige also deine Wertschätzung für die getane Arbeit und lass es deine virtuellen Mitarbeiter wissen, wenn etwas gut gemacht wurde. Jeder freut sich darüber, wenn seine Leistungen honoriert werden. Ein einfaches Dankeschön kann dabei manchmal schon völlig ausreichend sein. Auf Dauer wird es dir in jedem Fall die Zusammenarbeit mit motivierten und loyalen Mitarbeitern sichern.

Hast du noch weitere gute Tipps für die Zusammenarbeit mit virtuellen Mitarbeitern? Ich freue mich auf deine Anregungen.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg!