Um als Virtuelle Assistenz zu starten, brauchst du im Grunde nicht mehr als einen Laptop, dein Smartphone, Internet und eine E-Mail Adresse. Doch im Zeitalter der Technologie gibt es einige Tools, die dir einerseits den Arbeitsalltag erleichtern und andererseits bei der Zusammenarbeit mit Kunden kaum noch wegzudenken sind.
Deshalb ist es ratsam dir diese Tools einmal genauer anzuschauen und dich mit der Zeit einzuarbeiten, sodass du diese Tools zumindest kennst und im besten Fall auch weißt wie du damit arbeitest.
Die wichtigsten Tools, ohne die mein Alltag kaum noch läuft, sind folgende:
Projektmanagement
Ein sehr beliebtes und bekanntes Tool hierfür ist Trello. Hier kannst du To-Do-Listen erstellen, eigene Projekte und die deiner Kunden organisieren und alle anstehenden Aufgaben anlegen. Da ich ein absoluter Ordnungsfreak bin und alles organisieren muss, um ordentlich arbeiten zu können, liebe ich die Listen, die ich in Trello perfekt anordnen kann, sodass ich auf einen Blick weiß was alles zu tun ist. Als Alternative zu Trello kann ich euch außerdem Asana empfehlen, auch das wird bereits von vielen VAs genutzt.
Kommunikation
Zoom ist hier absoluter Spitzenreiter und Corona sei Dank kennt sich mittlerweile auch so gut wie jeder damit aus. Vor allem die Aufzeichnungsfunktion ist klasse, wenn Kunden einem etwas zeigen oder erklären. Alternativ gibt es Google Hangout.
Bildbearbeitung
Mit Canva könnte ich stundenlang arbeiten. Für meinen eigenen Social Media Auftritt, sowie für den meiner Kunden nutze ich Canva zur Grafikerstellung. Auch Dokumente, Poster, E-Books uvm. lassen sich mit Canva im Handumdrehen schön gestalten.
Dokumente
Um mit Kunden oder Kollegen gemeinsame Dateien zu speichern, eignen sich Google Drive hervorragend. Hier kann alles abgelegt werden, was für den Job wichtig ist, du kannst Dateien abspeichern, teilen und bearbeiten. Alternativ dazu gibt es natürlich die Dropbox. Allerdings ist es Geschmacksache, mit was man besser zurecht kommt.
Zeiterfassung
Mit Toggl lassen sich Arbeitszeiten super erfassen. Doch auch die Zeit, die du für eigene Dinge benötigst, lässt sich hiermit super erfassen.
Außerdem kannst du dir für jedes Projekt Übersichten herunterladen, auf denen genau ersichtlich ist wann und wie lange du an etwas gearbeitet hast. Diese Repots eignen sich auch super, um sie deinen Kunden als Anlage zur Rechnung mitzuschicken.
Newsletter
Meinen eigenen Newsletter, sowie den meiner Kunden, verschicke ich über ActiveCampaign. Mit diesem Tool wird sichergestellt, dass die Leser mit den für sie passenden Infos versorgt werden. Aufgrund des tatbasierten Systems werden die Infos immer besser auf die Leser abgestimmt.
Passwort
Früher oder später kommst du an den Punkt, an dem du einfach nicht mehr weißt welches Passwort du bei einer bestimmten Seite erstellt hast. Lastpass eignet sich hierfür perfekt. Hier kannst du deinen eigenen Passwörter und die deiner Kunden abspeichern und kommst nie mehr durcheinander, weil Kunden dir auch einfach ihre Zugangsdaten direkt über Lastpass freigeben können.
Es gibt natürlich noch so viel mehr Tools, doch ich hoffe, dass ich dir zumindest einen ersten groben Überblick geben konnte. Diese gehören zu meinen All-Time-Favorites und sind aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Hier findest du außerdem meine kostenlose Checkliste mit den vier Tools, die du auf jeden Fall beherrschen solltest.
Nutzt du bereits einige dieser Tools oder hast du noch zusätzliche Tipps?
Lass es uns doch gerne in den Kommentaren wissen.
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